Guide de l'organisateur

Premiers pas

Avant de publier votre premier événement, complétez votre profil organisateur. C'est ce que les exposants verront en consultant votre page publique.

Compléter votre profil organisation

1. Allez dans Dashboard → Mon profil (accès direct).
2. Renseignez votre nom d'organisation, votre ville, et une photo de couverture (logo ou bannière). Plus votre profil est complet, plus les exposants vous font confiance.
3. Ajoutez vos réseaux sociaux (Instagram, Facebook, site web) - ils s'affichent sur la page publique de chacun de vos événements.
4. Décrivez votre activité en quelques lignes (par exemple : « Comité des fêtes de Saint-Lô, 3 marchés/an + 1 grand salon de printemps »).

Vérifier votre organisation (gratuit)

Pour rassurer les exposants Pro, vous pouvez faire vérifier votre Kbis ou votre statut associatif. La vérification est automatique via les API officielles INSEE et association. Un badge « Vérifié » apparaît sur votre profil public une fois validée.

Pour démarrer la vérification : Mon profil → Vérification. Vous avez besoin de votre numéro SIRET ou de votre numéro RNA (associations).

Créer un événement

Vous pouvez créer un événement en brouillon, le sauvegarder, et le publier quand il est prêt. Les exposants ne le voient qu'après publication.

Étape 1 - Créer le brouillon

1. Cliquez sur « Nouvel événement » depuis votre dashboard ou la page Mes événements.
2. Choisissez le type d'événement (marché, salon, foire, food trucks, etc.). Cela pré-remplit certaines options par défaut.
3. Remplissez les informations essentielles : titre, dates(début et fin), lieu (adresse complète - la carte sur votre page publique est centrée précisément sur cette adresse), capacité maximale (nombre d'exposants accueillis).
4. Sauvegardez - votre événement est en brouillon, invisible pour les exposants.

Étape 2 - Configurer les détails

Depuis le hub de votre événement, vous accédez à toutes les sections de configuration :

• Description publique- visible par les visiteurs et les exposants. Soyez précis : style d'événement, ambiance recherchée, public attendu.
• Tarif d'entrée pour le visiteur - gratuit ou payant.
• Prix du stand exposant- vous pouvez avoir un prix unique ou plusieurs formules (ex : 1 table = 30 €, 2 tables = 50 €).
• Documents demandés aux exposants - Kbis, assurance RC, autres.
• Date limite de candidature - au-delà, les exposants ne peuvent plus candidater (sauf si vous laissez le formulaire ouvert).

Étape 3 - Publier

Une fois l'événement complet, cliquez sur Publier. Il devient visible pour tous : les visiteurs sur /evenements, les exposants sur leur page de recherche d'événements. Une fois publié, vous pouvez toujours modifier certains champs (description, capacité, etc.) mais pas la date d'événement passé un certain délai.

Le règlement intérieur

Le règlement protège juridiquement votre événement. Les exposants doivent l'accepter explicitement avant que leur candidature passe en « acceptée définitivement ».

Rédiger votre règlement

1. Depuis le hub de votre événement, allez dans Logistique → Règlement.
2. Rédigez votre texte directement dans l'éditeur (mise en forme riche disponible). Vous pouvez aussi importer un PDF existant.
3. Mentionnez clairement : conditions d'annulation, horaires, restrictions, assurance obligatoire, comportement attendu, sanctions en cas de non-respect.
4. Cliquez sur Publier le règlement. Attention : une fois publié, il est figé(vous ne pourrez plus le modifier). C'est ce qui garantit la valeur juridique des signatures déjà obtenues.

La bibliothèque de règlements (Pro)

Si vous organisez plusieurs événements similaires, l'abonnement Pro vous donne accès à une bibliothèque de templates réutilisables. Créez votre modèle une fois, dupliquez-le pour chaque nouvel événement, ajustez les détails. Gain de temps considérable.

Comment les exposants signent

Quand vous acceptez la candidature d'un exposant, son statut passe automatiquement à « Attente signature ». Il reçoit un email avec un lien sécurisé pour relire et accepter votre règlement. La signature est horodatée et tracée (preuve légale). Une fois signé, son statut passe à« Acceptée définitivement ».

Encaisser les stands en ligne

Les exposants peuvent payer leur stand directement par carte sur la plateforme. L'argent arrive sur votre compte bancaire 2 jours après le paiement (J+2).

Activer Stripe Connect (obligatoire pour encaisser)

1. Allez dans Mon profil → Paiements et cliquez sur « Configurer Stripe ».
2. Suivez le parcours Stripe (KYC officiel) : pièce d'identité, justificatif d'adresse, IBAN, statut juridique. ~10 minutes.
3. Validé, vous voyez un badge « Paiements activés » sur votre profil. Les exposants peuvent payer leurs stands.

Commission OuSortir

• Plan gratuit : 3 % de commission OuSortir sur chaque paiement reçu.
• Plan Pro : 0 %de commission. Votre abonnement est rentabilisé dès ~3 stands encaissés à 30 €.
• Les frais de traitement Stripe (~1,5 % + 0,25 €) sont déduits du virement reçu (incompressibles, fixés par Stripe pour le paiement carte).

Politique de remboursement par défaut

Si un exposant annule, le remboursement est automatique selon la politique légale FR :

• Plus de 30 jours avant l'événement : 100 % remboursé
• Entre 15 et 30 jours : 50 % remboursé
• Moins de 15 jours : 0 % automatique

Vous pouvez personnaliser ces seuils dans l'édition de votre événement (section Annulation). Vous pouvez aussi rembourser exceptionnellement à 100 % en cas d'accident, deuil, événement annulé.

Offrir un stand

Au moment d'accepter une candidature, vous pouvez cocher « Offrir le stand ». L'exposant ne paie rien, un badge 🎁 apparaît sur sa carte. Utile pour les invités d'honneur, les partenaires associatifs, les échanges contre animation.

Gérer les candidatures

Toutes vos candidatures s'affichent dans un Kanban à 4 colonnes : En attente, Acceptées, Refusées, Liste d'attente. Le drag-and-drop déclenche les bonnes notifications automatiquement.

Lire la fiche d'un candidat

1. Depuis le hub de votre événement, onglet Candidatures.
2. Cliquez sur une carte exposant. Un panneau latéral s'ouvre avec sa fiche complète : profil, photos, message de candidature, besoins logistiques (tables, chaises, électricité, accès véhicule), animations proposées, historique de ses participations.
3. Vous pouvez aussi consulter ses documents pro (Kbis, assurance RC) si l'exposant est en plan Pro et les a déposés dans son coffre-fort.

Accepter ou refuser

Depuis la fiche, cliquez sur Accepter ou Refuser. Vous pouvez ajouter un message personnel à l'exposant (recommandé pour un refus : indiquez le motif, c'est plus respectueux).

Si votre événement a un règlement actif, l'exposant accepté passe automatiquement en « Attente signature »jusqu'à ce qu'il signe.

Liste d'attente

Quand votre événement est complet, les nouvelles candidatures arrivent automatiquement en liste d'attente. Si un exposant accepté se désiste, la première personne en liste d'attente est notifiée automatiquement par email pour proposer sa place. Plus besoin de gérer manuellement.

Accepter en surplus (dépasser la capacité max)

Si vous voulez accepter un exposant en surplus alors que l'événement est plein, le système vous propose d'activer l'option « Accepter plus d'exposants que prévu » en 1 clic.

Communiquer avec les exposants

La messagerie intégrée vous permet d'échanger en privé avec chaque exposant, et de faire des annonces groupées (broadcast).

Messagerie 1:1

Chaque candidature crée automatiquement une conversation. Pour répondre : Dashboard → Messages. Vos messages sont notifiés par email à l'exposant si ses préférences sont activées.

Broadcast à tous les exposants acceptés (Pro)

Pour informer tous vos exposants en même temps (changement d'horaire, infos pratiques, rappel J-7), utilisez le broadcast messagerie. Plan Pro : illimité. Plan Lite : 1 broadcast par mois. Plan gratuit : non disponible.

Annonces logistique (covoiturage, hébergement)

Les exposants acceptés peuvent publier entre eux des annonces logistique (proposer un covoiturage, partager un hébergement, organiser une déco commune). Ces annonces sont privées à l'événement.

Plan de salle (Pro)

L'IA OuSortir génère un plan de salle optimisé en quelques minutes, à partir des dimensions de votre salle, du nombre d'exposants acceptés et de leurs besoins.

Comment ça marche

1. Hub événement → Logistique → Plan de salle.
2. Renseignez les dimensions de votre salle (largeur × profondeur), l'emplacement des entrées principales, les obstacles fixes (piliers, sorties de secours, prises électriques).
3. Cliquez sur Générer le plan. L'IA dispose vos exposants en tenant compte de leurs besoins (électricité, accès véhicule pour food trucks, surface demandée) et crée un chemin de visite optimisé pour le flux de visiteurs.
4. Vous pouvez régénérer autant de fois que vous voulez et ajuster manuellement.
5. Une fois validé, envoyez le plan à tous vos exposants acceptés en 1 clic. Chacun reçoit son emplacement attribué.

Le jour J

Préparez votre événement avec la liste imprimable des exposants, le dossier admin PDF pour la mairie, et le check-in visiteurs.

Liste imprimable A4

Depuis le hub de votre événement, accédez à la liste candidats imprimable. Format A4 paysage, prête pour les badges, le contrôle d'accès, votre dossier administratif. Charte graphique OuSortir.

Export Excel (Pro)

Pour les organisations qui veulent un export plus poussé pour leur gestion interne : XLSX avec mise en forme, colonnes besoins logistiques, statuts paiement, animations proposées. Plan Pro uniquement.

Dossier administratif (PDF mairie)

Génère un PDF complet à remettre à votre mairie : liste des exposants avec coordonnées, attestations d'assurance, plan de salle, règlement, autorisations. Sectionné et paginé.

Album photos du jour J

Après l'événement, vous pouvez créer un album photos. Visible par les visiteurs et les exposants. Donne envie pour la prochaine édition.

Bilan & avis

Après votre événement, consultez le bilan post-événement et les avis reçus.

Bilan post-événement

Le bilanagrège vos KPIs : nombre d'exposants, taux de remplissage, paiements reçus, remboursements effectués, notes moyennes (visiteurs et exposants), chiffre d'affaires agrégé déclaré par vos exposants (anonymisé, à partir de 3 retours).

Lire les avis reçus

Le bilan affiche aussi les commentaires individuels :

• Avis visiteurs sur l'événement - étoiles + commentaire optionnel.
• Avis exposants sur votre organisation - étoiles + commentaire optionnel.

Les avis sont publics sur votre profil et la page de l'événement. Un bon score attire de nouveaux exposants pour les prochaines éditions.

Répondre publiquement aux avis (Pro)

Plan Pro : vous pouvez répondre publiquement à chaque avis pour remercier, clarifier ou contextualiser. Très utile pour la modération de l'e-réputation.

Abonnement & facturation

Vous pouvez passer Pro, Lite ou rester gratuit à tout moment. Les factures sont automatiques et téléchargeables.

Comparer les plans

Voir le tableau complet sur notre page tarifs. Résumé :

• Gratuit: 2 événements à vie + 1 actif simultané, kanban basique, reviews, dossier admin, commission 3 % sur paiements de stand.
• Lite(14,90 €/mois) : 5 événements actifs, kanban complet, export XLSX, broadcast 1×/mois, plan IA 2 essais/event.
• Pro(29 €/mois) : événements illimités, broadcast illimité, plan IA illimité, formulaire candidature personnalisé, badge Pro vérifié, reviews réponses publiques, 0 % de commission sur les paiements de stand, bilan financier complet.

Pay-per-event (alternative à l'abonnement)

Si vous organisez 1 seul événement par an, vous pouvez acheter 1 publication supplémentaire à 9,90 € sans abonnement. Disponible quand votre quota gratuit est atteint, depuis votre dashboard.

Annuler ou changer de plan

Mon profil → Abonnement. Vous pouvez annuler à tout moment. Vous gardez l'accès Pro jusqu'à la fin de la période payée. Ensuite les fonctionnalités Pro sont grisées mais rien n'est supprimé : vos événements, candidatures, documents, messages sont intacts. Vous pouvez réactiver à tout moment.

Factures

Toutes vos factures (abonnement, pay-per-event, boosts) sont disponibles dans Mon profil → Facturation. Téléchargement PDF. Format conforme légal FR avec votre nom d'organisation et SIRET.

Mes données & RGPD

Vous restez propriétaire de vos données. Vous pouvez les exporter ou supprimer votre compte à tout moment.

Exporter mes données

Mon profil → Confidentialité → Exporter mes données. Vous recevez par email un fichier ZIP complet avec : tous vos événements, toutes vos candidatures reçues, vos messages, vos documents, votre profil. Format JSON + PDF lisible.

Supprimer mon compte

Mon profil → Confidentialité → Supprimer mon compte. Conséquences :

• Votre compte et profil organisation sont supprimés.
• Vos événements passésrestent visibles (pour l'historique des exposants qui y ont participé) mais sont marqués « Événement archivé par l'organisateur ».
• Vos événements futurs non commencés sont annulés. Les exposants acceptés sont notifiés et leurs paiements sont remboursés automatiquement.
• Votre abonnement Stripe est résilié.
• Action irréversible.

Vos droits RGPD

Vous pouvez à tout moment exercer vos droits d'accès, rectification, opposition, portabilité. Voir notre politique de confidentialité pour le détail légal. Pour toute demande RGPD, contactez contact@ousortir.me.